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Full Service Eventorganisation 1000 PAX: 80´s Fest
Full-Service Event 1.000 PAX: 80’s Fest
Full-Service Event: Auch in diesem Jahr haben wir gemeinsam mit der Agentur „Die Alleslöser“ das Betriebsfest eines Großkunden realisiert. Nach einem Konzeptpitch mit mehreren Optionen entschied sich der Kunde für ein 80er-Jahre-Motto – farbstark, energiegeladen und mit hoher Wiedererkennbarkeit. Unser Auftrag: Full-Service von der Idee über Zeltbau und Technik bis hin zu Künstlerbooking, Medienproduktion, Gästeführung, Catering-Dramaturgie und Regie. Ziel war ein Abend, der 1.000 Gäste gleichermaßen begeistert, strukturiert durch den Abend führt und in Erinnerung bleibt.
Full-Service Event – Konzept & Design: Neon, Schwarzlicht, Tape-Art
Die Gestaltung orientierte sich an ikonischen 80er-Codes: Schwarzlichtflächen, Neon-Plakate und Neon-Tape-Art setzten klare Akzente, während spiegelnde Materialien, Rastergrafiken und pixelige Typo die Bühne und Foyers prägten. Ein modulares Deko-System ermöglichte schnelle Looks: Empfang, Show, Late-Night. Brand-Elemente des Kunden integrierten wir subtil in Backdrops, Bar-Fronten und Signage, ohne den Retro-Charakter zu überblenden.
Venue & Zeltbau: Grundriss mit Flow
Für 1.000 PAX planten wir einen Zeltverbund mit klarem Besucherfluss: großzügiger Eingangsbereich (Check-in, Garderobe, Fotopoint), Hauptzelt mit Bühne und Tanzfläche, Food-Courts in den Seitenschiffen sowie thematische Sonderzonen (Styling- und Zocker-Zelt). Wegeführung und digitale Signage reduzierten Staus; Back-of-House-Routen hielten Publikumsflächen frei. Ein FOH-Insel (Ton/Licht/Video) wurde zentral platziert, Sichtachsen und Fluchtwege waren jederzeit gewährleistet.
Programm & Artists: Originalgefühl mit modernen Mitteln
Musikalisch kombinierten wir Live-Act und DJ-Sets:
- MAGIC AFFAIR für den ikonischen 90s/Eurodance-Impact als Brückenschlag zur 80er-Energy,
- DJ GIL und das DJ PLUS-Konzept (DJ + Live-Instrumentalist:in) für dynamische Übergänge,
- ein NDW-DJ mit kuratierten Sets von „Neue Deutsche Welle“ bis Synth-Pop.
Die Abenddramaturgie: High-Energy-Opener, Peak-Showblock zur Primetime, danach All-Killer-No-Filler bis zum Finale. Zwischenblöcke nutzten wir für Interaktion, Styling-Spots und Short-Games im Zocker-Zelt.
Gästeerlebnis: Styling- & Zocker-Zelt
Im Styling-Zelt verwandelten Stylist:innen die Gäste mit 80er-Accessoires: Neon-Scrunchies, Haarbänder, Clip-Ohrringe, bunte Hosenträger, halbtransparente Visore. UV-aktive Face-Sticker ließen die Looks im Schwarzlicht leuchten. Das Zocker-Zelt setzte auf Nostalgie pur: klassische Flipper, ein riesiger Pac-Man und das Glücksrad sorgten für spielerische Pausen und Social-Momente. Punkte-Challenges mit kleinen Give-aways erhöhten die Aufenthaltsdauer und gaben Gesprächsanlässe abseits der Tanzfläche.
Medienproduktion: Einladungen bis Banner aus einem Guss
Wir verantworteten die gesamte Medienproduktion: Einladungskarten, Menükarten, Flyer, Poster und Banner im konsistenten 80er-Design. Das Wording spielte mit Zeitgeist-Vokabular, blieb aber klar in der Nutzerführung (Zeit/Ort/Dress/Programm). QR-Codes führten zu der Full-Service Event-Landingpage mit Ablauf, Lageplan und FAQ (Anreise, Parken, Barzahlung/Karten, Fotohinweise).
Technik & Regie: klarer Sound, knackiges Licht
Für die Beschallung kombinierten wir ein lineares PA-System mit Zonen-Delay für homogene Pegel und hoher Sprachtransparenz. Sub-/Top-Verhältnis wurde auf Tanzfläche vs. Foyers feinjustiert, damit Gespräche weiterhin möglich blieben. Im Lichtdesign setzten wir auf UV/LED-Hybride, Moving Heads für Beam-Effekte, Blinder für Crowd-Momente und pixel-adressierbare Neon-Elemente entlang der Traverse. Die Video-Regie steuerte LED-Walls mit Retro-Motions, Equalizer-Anmutungen und VJ-Loops, die mit den DJ-Cues synchronisiert waren.
Ein Show-Caller hielt das Timing, Intercom verband Regie, Bühne und Floor, Fallbacks (Ersatzmikros, zweite Zuspielung) sorgten für Betriebssicherheit.
Catering: Klassiker neu gedacht
Das Speisen- und Getränkekonzept war eine kulinarische Zeitreise – modern interpretiert und servicefreundlich getaktet:
- Old-School Krabbencocktail, Kartoffelpuffer, Spirelli-Nudelsalat, Toast Hawaii;
- Paniertes Schnitzel, Schaschlikspieße und hausgemachte Ravioli als warme Herzstücke.
Die Stationen wurden so platziert, dass Wartezeiten gering blieben; Vegetarisch/Vegan war gleichwertiger Bestandteil, Allergene klar gekennzeichnet. Signature-Drinks in Neon-Optik (auch alkoholfrei) setzten visuelle Highlights.
Operations: Sicherheit, Nachhaltigkeit, Genehmigungen
Wir arbeiteten nach Versammlungsstättenverordnung und Abstimmung mit Behörden: Brandschutz, Last-/Stromplanung, freie Fluchtwege, saubere Kabelführung. Ein Sicherheits- und Notfallplan mit definierten Meldeketten und Erste-Hilfe-Punkten war etabliert. Nachhaltig gedacht: LED-Technik, Mehrweg, papierarme Kommunikation, regionale Komponenten im Catering, Mülltrennung und kurze Lieferwege.
Team & Service
Ein erfahrenes Floor-Team steuerte Gästefluss, Check-in und Garderobe, koordinierte Umbauten und überwachte die Taktung der Food-Stations. Das Künstler-Handling lief über eine dedizierte Stage-Betreuung (Arrival, Backline-Check, Stage-Times). Alle Medien wurden vorab im Content-Check auf Formate, Lautheit und Urheber geklärt; ein Medien-Freeze am Vortag sicherte Stabilität.
Ergebnis
Das 80’s Fest verband Show-Moment, Interaktion und Nostalgie zu einem kohärenten Markenerlebnis. Die Gäste fanden schnell in den Abend – klare Orientierung, kurze Wege, starke Show-Spitzen – und konnten sich je nach Stimmung zwischen Tanzfläche, Spielen, Styling und Gesprächen bewegen. Der Look, die Musik und das Menü griffen ineinander; die Betriebsfeier wurde zum kollektiven Erlebnis, das die Unternehmenskultur sichtbar machte.
Fazit:
Full-Service heißt für uns, Komplexität zu entlasten. Von der ersten Idee über die Produktion bis zum letzten Cue liefern wir Gestaltung, Technik und Logistik aus einem Guss – sicher, skalierbar und markengerecht. Das 80er-Betriebsfest für 1.000 Gäste zeigt: Mit präziser Planung und liebevollen Details wird Nostalgie zum zeitgemäßen Erlebnis.
